Quebec Law 25 / loi 25: Data Compliance Considerations and What You Need to Know

It has now been one year since Quebec’s Law 25 (formerly Bill 64) came fully into effect in September 2024. Over the past 12 months, organizations across Canada and beyond have had to adapt quickly to a more stringent privacy regime that significantly expanded the rights of Quebec residents and introduced new obligations for those collecting, processing, or storing their personal information. It modernizes privacy requirements to align with global standards such as the European Union’s GDPR and California’s CCPA/CPRA, while establishing obligations unique to the Quebec context.

For compliance and risk management professionals, the first year under Law 25 has underscored the importance of proactive governance, comprehensive data mapping, and stronger technical safeguards. It has also highlighted the real operational impacts of enhanced consent requirements, the right to data portability, and new accountability measures. These new regulations have shaped how organizations approach privacy and regulatory compliance in practice.

Vous trouverez la version française ci-dessous.

Why Quebec Law 25 Matters

Quebec Law 25 is the most stringent data privacy regulation in Canada, and its scope applies to broadly to all organizations that do business in Quebec, including those based elsewhere in Canada and abroad. There are three key reasons why ensuring compliance with Quebec’s Law 25 is critical for all organizations that collect or process the data of Quebec residents:

Law 25 Applies Beyond Quebec

Law 25 is not limited to organizations headquartered in Quebec. Any company that collects, processes, or stores the personal information of Quebec residents is subject to its requirements, even if it operates elsewhere in Canada or internationally. This extraterritorial reach is particularly important for financial services firms, healthcare providers, e-commerce companies, and SaaS vendors that service Quebec clients but may have no physical presence in the province.

Stricter Than Federal Law

While Canada’s federal privacy law, PIPEDA, establishes baseline protections, Law 25 raises the bar significantly. It introduces enhanced consent requirements, stronger governance obligations, and expanded rights for individuals such as data portability and the right to be forgotten. In many respects, it mirrors or even surpasses the standards set by the European Union’s GDPR. This means organizations cannot rely on existing PIPEDA compliance as sufficient; they must update policies, procedures, and systems to meet Law 25’s higher threshold.

High Penalties and Increased Liability

The financial consequences of non-compliance are severe. Administrative monetary penalties can reach 10 million CAD or 2 percent of global revenue for certain violations, while the most serious infractions may result in fines of up to 25 million CAD or 4 percent of global annual revenue, whichever is greater. In addition, Law 25 creates a private right of action, allowing individuals to claim damages of at least 1,000 CAD per person if their privacy rights are violated. This combination of regulatory fines and potential class-action exposure makes proactive compliance not just a legal requirement, but a critical business imperative.

An Overview of Quebec’s Law 25

For organizations, Law 25 is more than just a compliance exercise. It reflects a shift toward accountability, transparency, and individual data rights, embedding privacy as a core principle of corporate governance. Companies operating in Quebec and all those handling the personal data of Quebec residents must demonstrate that privacy is integrated into the design of their systems, processes, and practices.

Principles of Law 25

The law is built on several foundational principles that reshape how organizations manage personal data:

• Accountability: Organizations must designate a Privacy Officer and establish governance structures that ensure continuous compliance. Responsibility for privacy protection rests at the highest levels of leadership.
• Transparency: Individuals must be clearly informed about what data is collected, why it is collected, how it will be used, and with whom it may be shared.
• Data Minimization: Personal information should only be collected, retained, and used when strictly necessary for a defined purpose.
• Proportionality: Organizations must balance their operational needs with individuals’ rights to privacy, ensuring that any processing of personal data is reasonable and not excessive.
• Individual Rights: Residents gain expanded rights to access, correct, erase, or transfer their data, as well as greater protections against misuse.

Quebec Law 25: Key Privacy Requirements and Their Implications

Under Quebec’s Law 25 there are a number of privacy requirements and responsibilities that all organizations must comply with.

Breach Notification

The first requirement is that organizations are required to promptly report data breaches to the Commission d’Accès à l’Information (CAI) and notify affected individuals if the breach presents a risk of serious injury.

Implication: Businesses must implement robust incident response plans, including detection, assessment, and communication protocols, to meet strict reporting timelines.

Enabling Technologies:

• Data loss prevention (DLP) tools to monitor and block unauthorized transfers of sensitive data.
• Data discovery and classification to ensure organizations know exactly where personal data resides, enabling faster breach impact analysis.
• Data masking in non-production environments to reduce the risk that breaches in development or testing lead to exposure of real customer data.

Data Protection Officer (DPO) Appointment

Every organization must designate a Privacy Officer responsible for overseeing compliance. By default, this responsibility falls on the CEO, although it can be delegated.

Implication: Privacy compliance is elevated to a boardroom issue. Leadership teams must allocate resources and authority to ensure effective governance.

Enabling Technologies:

• Privacy management platforms to centralize governance, track compliance activities, and maintain audit trails.
• Dashboards and reporting tools to give the DPO visibility into data flows, risk posture, and outstanding compliance gaps.
• Automated discovery and masking solutions to provide the DPO with evidence that sensitive data is being protected consistently across all environments.

Privacy Impact Assessments (PIAs)

PIAs are required when implementing new systems, projects, or technologies that involve the collection, use, or disclosure of personal data, particularly if sensitive information is involved.

Implication: Risk assessments must become a routine part of project planning. Compliance officers and IT leaders must collaborate early in system design to identify and mitigate privacy risks.

Enabling Technologies:

• Sensitive data discovery tools to map where personal data will be collected, processed, or stored in new systems.
• Masking and tokenization solutions to reduce privacy risks by anonymizing data in test and development environments before new systems go live.
• Access control and encryption to protect sensitive data during and after system implementation.

Enhanced Consent

Consent must be explicit, informed, and granular. It must be requested separately for each purpose of data collection or use. Additional safeguards apply when processing sensitive data or when dealing with minors under 14, requiring parental authorization.

Implication: Consent management systems, customer-facing policies, and digital forms must be redesigned to meet higher standards. Organizations must be prepared to demonstrate that consent was properly obtained and documented.

Enabling Technologies:

• Identity and access management (IAM) solutions to ensure only authorized use of data aligned with consent terms.
• Data discovery and classification to verify that collected data aligns with the stated consent purposes.
• Masking and synthetic data generation to enable analytics and testing without reusing sensitive data in ways that could exceed the scope of consent.

Law 25 compliance is not only about updating policies. It requires organizations to adopt technical safeguards and governance tools that operationalize privacy principles across the entire data lifecycle. Sensitive data discovery and masking play a crucial role by ensuring that organizations know where regulated data exists, can minimize its use in non-production environments, and reduce the impact of any breach or misuse.

Building a Sustainable Compliance Strategy

One year after Law 25’s full implementation, the message is clear: compliance cannot be achieved with policy updates alone. It requires embedding privacy into business processes, technology systems, and cultural practices. Organizations must show regulators, and their customers, that they are serious about safeguarding personal information throughout its lifecycle.

Key actions for compliance and risk teams include:

• Establishing strong governance and appointing empowered Privacy Officers.
• Conducting ongoing data discovery geared to Law 25’s requirements to maintain visibility into where sensitive data resides.
• Applying data masking, tokenization, and encryption to protect regulated data across production and non-production environments.
• Designing consent and access workflows that align with Law 25’s stricter standards.
• Building repeatable privacy impact assessment processes to evaluate risk early in projects.
• Preparing for audit by maintaining clear documentation of policies, processes, and technical safeguards.

How Test Data Management Strengthens Compliance

Non-production environments are often overlooked in privacy programs, yet they represent a significant source of risk. In fact, about one-quarter of all data breaches occur in non-production environments. Test, development, and QA systems regularly contain sensitive copies of production data. If left unprotected, they fall directly within the scope of Law 25 and create exposure to penalties and liability.

A robust Test Data Management (TDM) approach can directly support Law 25 compliance by:

• Sensitive Data Discovery: Automatically scanning and classifying personal data across databases and files, ensuring organizations know exactly what they must protect. Ensure continuous compliance with consent and reporting requirements by scheduling regular scans of your databases to find all relevant records.
• Static Data Masking: Anonymizing sensitive values while preserving enterpise-wide referential integrity, so that you have a secure, reliable source of realistic data for use in non-production environments. This enables your DevOps team to develop and test without the risk of exposing or mishandling regulated information.
• Data Subsetting: Reducing the size and scope of datasets to limit the use of personal information in non-production environments.
• Vaultless Tokenization and Synthetic Data: Providing additional layers of protection and flexibility for testing without regulatory risk.

These capabilities allow compliance teams to demonstrate to regulators that personal data is secured consistently, not only in live systems but across the entire enterprise.

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Loi 25 du Québec : Ce qu’il faut savoir pour assurer la conformité des données

Cela fait maintenant un an que la Loi 25 du Québec (anciennement le projet de loi 64) est entrée pleinement en vigueur en septembre 2024.

Au cours des 12 derniers mois, les organisations à travers le Canada et ailleurs ont dû s’adapter rapidement à un régime de protection de la vie privée beaucoup plus strict, qui a considérablement élargi les droits des résidents du Québec et introduit de nouvelles obligations pour ceux qui recueillent, traitent ou conservent leurs renseignements personnels. La Loi 25 modernise les exigences en matière de protection de la vie privée afin de les harmoniser avec les normes internationales telles que le RGPD de l’Union européenne et le CCPA/CPRA de la Californie, tout en établissant des obligations uniques au contexte québécois.

Pour les professionnels de la conformité et de la gestion des risques, cette première année sous la Loi 25 a mis en évidence l’importance d’une gouvernance proactive, d’une cartographie complète des données et de contrôles techniques renforcés. Elle a également souligné les impacts opérationnels réels liés aux exigences accrues en matière de consentement, au droit à la portabilité des données et à de nouvelles mesures de responsabilisation. Ces règlements ont transformé la façon dont les organisations abordent la protection des renseignements personnels et la conformité réglementaire.

Pourquoi la Loi 25 est importante

La Loi 25 du Québec est la réglementation la plus stricte en matière de protection des données au Canada, et sa portée s’applique largement à toutes les organisations qui font des affaires au Québec, y compris celles situées ailleurs au Canada ou à l’étranger. Trois raisons principales expliquent pourquoi assurer la conformité à la Loi 25 est essentiel pour toute organisation qui collecte ou traite les données de résidents du Québec :

La Loi 25 s’applique au-delà du Québec

La Loi 25 ne se limite pas aux organisations dont le siège est situé au Québec. Toute entreprise qui recueille, traite ou conserve les renseignements personnels de résidents du Québec est assujettie à ses exigences, même si elle opère ailleurs au Canada ou à l’international. Cette portée extraterritoriale est particulièrement importante pour les institutions financières, les fournisseurs de soins de santé, les entreprises de commerce électronique et les éditeurs de logiciels SaaS qui desservent des clients québécois, mais n’ont aucune présence physique dans la province.

Plus stricte que la loi fédérale

Alors que la loi fédérale canadienne, la LPRPDE, établit des protections de base, la Loi 25 rehausse considérablement la barre. Elle introduit des exigences accrues en matière de consentement, des obligations de gouvernance plus strictes et des droits élargis pour les individus, tels que la portabilité des données et le droit à l’oubli. À bien des égards, elle reflète ou dépasse même les normes établies par le RGPD. Les organisations ne peuvent donc pas se contenter d’être conformes à la LPRPDE ; elles doivent mettre à jour leurs politiques, leurs procédures et leurs systèmes pour respecter les exigences plus élevées de la Loi 25.

Amendes élevées et responsabilité accrue

Les conséquences financières du non-respect sont sévères. Les sanctions administratives pécuniaires peuvent atteindre 10 millions CAD ou 2 % du chiffre d’affaires mondial pour certaines violations, tandis que les infractions les plus graves peuvent entraîner des amendes allant jusqu’à 25 millions CAD ou 4 % du chiffre d’affaires mondial, selon le montant le plus élevé. De plus, la Loi 25 crée un droit privé d’action, permettant aux individus de réclamer des dommages-intérêts d’au moins 1 000 CAD par personne si leurs droits à la vie privée sont violés. Cette combinaison de sanctions réglementaires et d’expositions potentielles à des recours collectifs fait de la conformité proactive non seulement une obligation légale, mais aussi un impératif d’affaires critique.

Aperçu de la Loi 25 du Québec

Pour les organisations, la Loi 25 est plus qu’un simple exercice de conformité. Elle marque un virage vers la responsabilisation, la transparence et les droits individuels en matière de données, intégrant la protection de la vie privée comme principe central de la gouvernance d’entreprise. Les entreprises qui exercent au Québec, ainsi que toutes celles qui traitent les renseignements personnels de résidents du Québec, doivent démontrer que la protection de la vie privée est intégrée dans la conception de leurs systèmes, de leurs processus et de leurs pratiques.

Principes de la Loi 25

La loi repose sur plusieurs principes fondamentaux qui transforment la manière dont les organisations gèrent les renseignements personnels :

• Responsabilisation : Les organisations doivent désigner un responsable de la protection des renseignements personnels et mettre en place des structures de gouvernance assurant une conformité continue.
• Transparence : Les individus doivent être clairement informés de quelles données sont collectées, pourquoi elles le sont, comment elles seront utilisées et avec qui elles pourraient être partagées.
• Minimisation des données : Les renseignements personnels doivent seulement être recueillis, conservés et utilisés lorsqu’ils sont strictement nécessaires à une fin précise.
• Proportionnalité : Les organisations doivent équilibrer leurs besoins opérationnels avec les droits à la vie privée des individus, en s’assurant que tout traitement de données personnelles soit raisonnable et non excessif.
• Droits individuels : Les résidents obtiennent des droits élargis d’accès, de rectification, d’effacement ou de transfert de leurs données, ainsi qu’une meilleure protection contre une utilisation abusive.

Exigences clés de la Loi 25 et leurs implications

Notification des atteintes à la vie privée

Les organisations doivent rapidement signaler toute atteinte à la Commission d’accès à l’information (CAI) et informer les personnes touchées si l’incident présente un risque de préjudice sérieux.

Implication : Les entreprises doivent mettre en place des plans robustes d’intervention en cas d’incident, incluant la détection, l’évaluation et les protocoles de communication, afin de respecter les délais de déclaration.

Technologies habilitantes :

• Outils de prévention des pertes de données (DLP) pour surveiller et bloquer les transferts non autorisés.
• Découverte et classification des données pour savoir exactement où se trouvent les renseignements personnels.
• Masquage des données dans les environnements non productifs afin de réduire les risques d’exposition lors de tests ou de développements.

Nomination d’un responsable de la protection des renseignements personnels (DPO)

Chaque organisation doit désigner un responsable chargé de superviser la conformité. Par défaut, cette responsabilité revient au PDG, bien qu’elle puisse être déléguée.

Implication : La conformité en matière de vie privée devient un enjeu stratégique de gouvernance. Les équipes de direction doivent allouer des ressources et des pouvoirs suffisants.

Technologies habilitantes :

• Plateformes de gestion de la confidentialité pour centraliser la gouvernance et suivre les activités de conformité.
• Tableaux de bord et outils de rapports pour offrir une visibilité sur les flux de données et les risques.]
• Solutions automatisées de découverte et de masquage pour démontrer que les données sensibles sont protégées de manière cohérente.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP/PIA)

Les EFVP sont obligatoires lors de la mise en place de nouveaux systèmes, projets ou technologies impliquant la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels.

Implication : Les évaluations de risques doivent faire partie intégrante de la planification des projets. Les responsables de conformité et les équipes TI doivent collaborer tôt pour identifier et atténuer les risques.

Technologies habilitantes :

• Outils de découverte des données sensibles pour cartographier où elles seront utilisées.
• Solutions de masquage et de tokenisation pour anonymiser les données dans les environnements de test.
• Contrôles d’accès et chiffrement pour protéger les renseignements avant et après la mise en service.

Consentement renforcé

Le consentement doit être explicite, éclairé et granulaire. Il doit être obtenu séparément pour chaque utilisation prévue. Des règles plus strictes s’appliquent aux données sensibles et aux mineurs de moins de 14 ans, qui nécessitent l’autorisation d’un parent ou tuteur.

Implication : Les systèmes de gestion du consentement, les politiques à l’intention des clients et les formulaires numériques doivent être repensés. Les organisations doivent pouvoir démontrer que le consentement a été obtenu correctement.

Technologies habilitantes :

• Solutions de gestion des identités et des accès (IAM) pour s’assurer que l’utilisation des données respecte le consentement accordé.
• Découverte et classification des données pour vérifier que les données collectées sont conformes aux fins déclarées.
• Masquage et génération de données synthétiques pour permettre des analyses et des tests sans réutiliser de données sensibles.

Construire une stratégie de conformité durable

Un an après l’entrée en vigueur complète de la Loi 25, le constat est clair : la conformité ne peut pas se limiter à des politiques. Elle doit être intégrée aux processus, aux systèmes technologiques et à la culture organisationnelle.

Actions clés pour les équipes de conformité et de gestion des risques:

• Mettre en place une gouvernance solide et désigner des responsables habilités.
• Effectuer de la découverte continue des données afin de maintenir la visibilité sur les renseignements sensibles.
• Appliquer le masquage, la tokenisation et le chiffrement pour protéger les données réglementées en production et en non-production.
• Concevoir des flux de consentement et d’accès conformes aux normes plus strictes de la Loi 25.
• Intégrer des EFVP répétables à la planification des projets.
• Préparer les audits en conservant une documentation claire des politiques, processus et contrôles techniques.

Comment la gestion des données de test renforce la conformité

Les environnements non productifs sont souvent négligés dans les programmes de confidentialité, pourtant ils représentent une source majeure de risques. Environ un quart de toutes les fuites de données surviennent dans ces environnements. Les systèmes de test, de développement et d’assurance qualité contiennent souvent des copies sensibles de données de production. S’ils ne sont pas protégés, ils tombent directement sous la portée de la Loi 25 et exposent les organisations à des sanctions.

Une approche robuste de gestion des données de test (TDM) peut directement soutenir la conformité à la Loi 25 en permettant :

• Découverte des données sensibles : Identifier et classifier automatiquement les renseignements personnels dans les bases de données et fichiers.
• Masquage statique des données : Anonymiser les valeurs sensibles tout en maintenant l’intégrité référentielle à l’échelle de l’entreprise, afin de disposer de données réalistes et sécurisées pour les environnements non productifs.
• Sous-ensembles de données : Réduire la taille et la portée des ensembles de données pour limiter l’utilisation de renseignements personnels.
• Tokenisation sans coffre-fort et génération de données synthétiques : Offrir des couches de protection supplémentaires et plus de flexibilité pour les tests sans risque réglementaire.

Ces capacités permettent aux équipes de conformité de démontrer aux régulateurs que les renseignements personnels sont protégés de façon constante, non seulement dans les systèmes de production, mais dans l’ensemble de l’organisation.